Ihre erste Partie erfassen

Jede Ernte und jede erhaltene Partie wird zu einer rückverfolgbaren Partie: Produkt, Herkunftsbetrieb, Menge und Daten, bestätigt durch einen Genehmiger. Von da an können Käufer und Prüfer sie ab dem Betrieb verfolgen, und jede Lieferung, jeder Verarbeitungsschritt und jedes Zertifikat ist mit ihr verknüpft.

Legen Sie vorher das Produkt in Ihrem Katalog und den Betrieb unter Ihren Standorten an. Ihr Rückverfolgbarkeitsregister muss bereit sein: Start zeigt es an.

Eine Ernte erfassen

1. Wählen Sie auf Start oder unter Ernten & Partien Ernte erfassen.
2. Unter Was wurde geerntet wählen Sie das Produkt und geben die Menge ein. Ihr Partiecode ist optional: der Code auf Ihren Säcken, Scheinen oder Etiketten.
3. Unter Herkunft wählen Sie den Erzeuger und unter Betrieb oder Parzelle die Fläche.
4. Unter Daten geben Sie das Erntedatum ein. Das Ablaufdatum ergibt sich aus der Haltbarkeit des Produkts. Sie können es ändern oder leer lassen.
5. Unter Wer die Partie hält wählen Sie den Inhaber und den Ort. Meist ist das Ihr eigenes Lager.
6. Fügen Sie Notizen für den Genehmiger hinzu, wenn etwas zu erklären ist.
7. Prüfen Sie rechts Was passiert und wählen Sie dann Zur Genehmigung senden.

Weitere Felder, nach denen das Formular fragen kann

Das Formular Ernte erfassen unter Ernten & Partien zeigt weitere Felder, wenn sie zutreffen:

• Register, wenn Ihr Unternehmen mehr als eines hat: Wählen Sie das für diese Produktlinie.
• Die Einheit neben Menge: Die Einheit des Produkts unter Angezeigt in ist schon gewählt. Um die Menge in einer anderen Einheit einzugeben, etwa in Säcken oder Tonnen statt Kilogramm, wählen Sie sie aus der Liste neben dem Feld. Die Partie wird immer in der Basiseinheit des Produkts erfasst, meist in Kilogramm, und das Formular sagt, was erfasst wird: „1.150 t = 1.150.000 kg erfasst“. Ergibt die Menge keine ganze Zahl von Kilogramm, wie bei manchen Bushel, zeigt das Formular die gerundete Menge und bittet Sie, sie zu bestätigen. Siehe Einheiten.
• Noch nicht geerntet unter Daten: Kreuzen Sie es an für eine Ernte, die vor ihrer Ernte verkauft wurde. Siehe Früh verkaufte Partien.
• Ein Abschnitt, der nach einer Partienregel Ihres Unternehmens benannt ist (Verlangt von der Regel), wenn die Regel für jede neue Partie weitere Angaben braucht. Füllen Sie die als erforderlich markierten aus.

EUDR-Sorgfaltserklärung

Für ein Produkt, das unter die EUDR fällt, zeigt das Formular EUDR-Sorgfaltserklärung. Ist die Erklärung bereits eingereicht, geben Sie die Referenz der EUDR-Sorgfaltserklärung und die Verifikationsnummer aus dem EU-Informationssystem ein. Beide sind optional: Sie können sie später mit Informationen korrigieren auf der Seite der Partie hinzufügen. Sie kommen zusammen mit der GTIN (Barcode-Nummer) des Produkts und der GLN (Standortnummer) des Betriebs in die Informationen der Partie, sofern diese hinterlegt sind. Siehe EUDR.

Eine Partie von einem Erzeuger annehmen

Eine Partie, die ein Erzeuger Ihnen liefert, erfassen Sie mit demselben Formular. Wählen Sie den Erzeuger als Erzeuger, seinen Betrieb als Betrieb oder Parzelle und Ihr eigenes Lager als Inhaber. Die Partie beginnt dann in Ihren Händen, rückverfolgbar bis zum Betrieb des Erzeugers.

Ware aus der Partie eines Lieferanten

Stammt die Ware aus einer Partie, die ein Lieferant in seinen eigenen A-REX-Aufzeichnungen erfasst hat, nennen Sie diese Partie, damit die Verbindung zu ihr festgehalten wird. Wählen Sie unter Ernten & Partien Ernte erfassen und füllen Sie das Formular wie gewohnt aus, dann:

1. Geben Sie unter Aus einer Partie eines Lieferanten erhalten die Referenz der Lieferantenpartie ein, wie der Lieferant sie mitteilt.
2. Wenn Sie sie haben, ergänzen Sie die Lieferreferenz. Ohne sie verwendet A-REX die letzte Lieferung dieser Partie an Ihr Unternehmen.
3. Was passiert zeigt dann Hält fest, woher diese Partie stammt: A-REX hat die Lieferung an Ihr Unternehmen in den Aufzeichnungen des Lieferanten gefunden. Findet es keine, sagt das Formular, warum.

Die Seite der Partie listet die Partie des Lieferanten dann unter Stammt aus. Siehe Partien Ihrer Lieferanten.

Was erfasst wird

Nach der Genehmigung hält das Register fest:

• das Produkt und seinen Rohstoffcode, die Menge in der Basiseinheit des Produkts (Kilogramm für alles, was gewogen wird) sowie Ihren Partiecode;
• das Erntedatum und das Ablaufdatum;
• wer die Partie hält;
• die Herkunft, als Herkunftsreferenz des Standorts (nie seine Lage);
• wer sie erfasst hat und wann.

Die Erfassung trägt die Nachweisstufe Von Ihrem Unternehmen erklärt: Das Register hält fest, dass Ihr Unternehmen diese Angaben gemacht hat und wann. Es hält nicht fest, dass sie stimmen. Siehe Nachweisstufen.

Was nicht erfasst wird

• Namen, Steuernummern, Kontakte und Koordinaten bleiben verschlüsselt in Ihrem Verzeichnis. Enthält ein Partiecode oder eine Notiz personenbezogene Daten, lehnt das Formular sie ab.
• Notizen für den Genehmiger sieht nur Ihr Team. Sie kommen nie ins Register.
• Laborergebnisse und Zertifikate hängen Sie später an, auf der Seite der Partie. Siehe Zertifikate.

Ein Betrieb ohne Geolokalisierung ergibt trotzdem eine rückverfolgbare Partie, aber ohne den Standortnachweis, den die EUDR verlangt.

Die anschließende Genehmigung

Nach dem Senden sehen Sie Ernte zur Genehmigung gesendet. Nichts wird erfasst, bevor ein Genehmiger mit Zwei-Faktor bestätigt; Sie können das unter Genehmigungen verfolgen. Der Genehmiger liest es als Satz, etwa „12 t Rohkaffee von Lote Alto für Ihr Unternehmen erfassen“, und entscheidet, ob er genehmigt oder ablehnt.

Lässt Ihr Unternehmen risikoarme Aktionen automatisch genehmigen, lautet die Bestätigung Es wurde automatisch genehmigt und wird erfasst.

Nach der Erfassung erscheint die Partie unter Ernten & Partien mit ihrem Verlauf. Die Sicht des Genehmigers beschreibt Genehmigen, was Ihr Team sendet.

Wenn etwas falsch ist

Vor der Genehmigung kann der Genehmiger mit Begründung ablehnen, und Sie erfassen die Partie neu. Nach der Genehmigung wird der Eintrag nie bearbeitet, aber Sie können ihn auf der Seite der Partie unter Ernten & Partien noch richtigstellen:

• Ein falscher Partiecode, eine falsche Menge, ein falsches Datum oder eine falsche Qualität in den Informationen der Partie: Informationen korrigieren. Die frühere Fassung bleibt erfasst. Siehe Die Informationen einer Partie korrigieren.
• Ware, die nach der Erfassung verloren ging oder verdarb: Aus den Aufzeichnungen entfernen. Siehe Eine Menge aus den Aufzeichnungen entfernen.
• Eine Partie, die nicht bewegt werden soll: Status ändern. Siehe Den Status einer Partie ändern.