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Ajuda · 05

Registre seu primeiro lote

Registre uma colheita ou um lote que você recebe, veja o que vai para o registro e o que fica privado, e envie para aprovação.

Cada colheita ou lote que você recebe vira um lote rastreável: produto, fazenda de origem, quantidade e datas, confirmados por um aprovador. A partir daí, compradores e auditores podem acompanhá-lo desde a fazenda, e cada entrega, etapa de processamento e certificado fica ligado a ele.

Antes de começar, adicione o produto ao seu catálogo e a fazenda aos seus locais. O seu registro de rastreabilidade precisa estar pronto: o Início avisa.

Registre uma colheita

  1. No Início ou em Colheitas e lotes, selecione Registrar colheita.
  2. Em O que foi colhido, escolha o Produto e informe a Quantidade. Seu código de lote é opcional: o código das suas sacas, tíquetes ou etiquetas.
  3. Em De onde vem, escolha o Produtor e a Fazenda ou talhão.
  4. Em Datas, informe a Data da colheita. A Data de validade vem da vida útil do produto; você pode mudá-la ou deixá-la em branco.
  5. Em Quem fica com o lote, escolha o Detentor e o Local. Normalmente é o seu próprio armazém.
  6. Adicione Observações para o aprovador se algo precisar de explicação.
  7. Confira O que vai acontecer à direita e selecione Enviar para aprovação.

Outros campos que o formulário pode pedir

O formulário Registrar colheita em Colheitas e lotes acrescenta campos quando eles se aplicam:

  • Registro, quando a sua empresa tem mais de um: escolha o desta linha de produtos.
  • A unidade ao lado de Quantidade: a unidade de Exibido em do produto já vem escolhida. Para digitar a quantidade em outra unidade, como sacas ou toneladas em vez de quilos, escolha-a na lista ao lado do campo. O lote é sempre registrado na unidade base do produto, em geral quilos, e o formulário diz o que será registrado: "1.150 t = 1.150.000 kg registrados". Se a quantidade não der um número inteiro de quilos, como em alguns bushels, o formulário mostra a quantidade arredondada e pede que você a confirme. Veja Unidades.
  • Ainda não colhido, em Datas: marque para uma safra vendida antes da colheita. Veja Lotes vendidos antes da colheita.
  • Uma seção com o nome de uma regra de lotes da sua empresa (Pedido pela regra), quando a regra precisa de mais detalhes para cada lote novo. Preencha os marcados como necessários.

Declaração de diligência devida EUDR

Para um produto sujeito à EUDR, o formulário mostra Declaração de diligência devida EUDR. Se a declaração já foi apresentada, informe a Referência da declaração de diligência devida EUDR e o Número de verificação do Sistema de Informação da UE. Os dois são opcionais: você pode adicioná-los depois em Corrigir informações na página do lote. Eles vão para as informações do lote junto com o GTIN (número do código de barras) do produto e o GLN (número de localização) da fazenda, quando cadastrados. Veja EUDR.

Receba um lote de um produtor

Um lote que um produtor entrega a você é registrado com o mesmo formulário. Escolha o produtor como Produtor, a fazenda dele como Fazenda ou talhão e o seu próprio armazém como Detentor. O lote então começa a vida nas suas mãos, rastreável até a fazenda do produtor.

Mercadoria de um lote de fornecedor

Quando a mercadoria vem de um lote que um fornecedor registrou nos registros dele na A-REX, informe esse lote para que o vínculo com ele fique registrado. Em Colheitas e lotes, selecione Registrar colheita e preencha o formulário como sempre; depois:

  1. Em Recebido de um lote de um fornecedor, informe a Referência do lote do fornecedor como o fornecedor a compartilha.
  2. Se você tiver, acrescente a Referência da entrega. Sem ela, a A-REX usa a entrega mais recente desse lote para a sua empresa.
  3. O que vai acontecer diz então Registra de onde este lote vem: a A-REX encontrou a entrega para a sua empresa nos registros do fornecedor. Se não encontrar nenhuma, o formulário diz por quê.

A página do lote passa a listar o lote do fornecedor em Vem de. Veja Lotes dos seus fornecedores.

O que fica registrado

Depois da aprovação, o registro guarda:

  • o produto e o código da commodity, a quantidade na unidade base do produto (quilos para tudo o que é pesado) e o seu código de lote;
  • a data da colheita e a data de validade;
  • quem está com o lote;
  • a origem, como a referência de origem do local (nunca a localização);
  • quem registrou e quando.

O registro leva o nível de evidência Declarado pela sua empresa: o registro grava que a sua empresa declarou esses fatos e quando, não que eles sejam verdadeiros. Veja Níveis de evidência.

O que não fica registrado

  • Nomes, documentos fiscais, contatos e coordenadas ficam criptografados no seu cadastro. Se um código de lote ou uma observação tiver dados pessoais, o formulário recusa.
  • As Observações para o aprovador são visíveis só para a sua equipe, nunca no registro.
  • Laudos e certificados são anexados depois, na página do lote. Veja Certificados.

Uma fazenda sem geolocalização ainda gera um lote rastreável, mas sem a evidência de localização que a EUDR pede.

A aprovação que vem depois

Depois de enviar, você vê Colheita enviada para aprovação. Nada é registrado até um aprovador confirmar com dois fatores; acompanhe em Aprovações. O aprovador lê o pedido como uma frase, por exemplo "Registrar 12 t de Café verde do Lote Alto para a sua empresa", e decide aprovar ou rejeitar.

Se a sua empresa deixa ações de baixo risco serem aprovadas automaticamente, a confirmação diz Foi aprovado automaticamente e está sendo registrado.

Depois de registrado, o lote aparece em Colheitas e lotes com o seu Histórico. Leia Aprove o que a sua equipe envia para ver o lado do aprovador.

Se algo estiver errado

Antes da aprovação, o aprovador pode rejeitar com um motivo, e você registra de novo. Depois da aprovação, o registro nunca é editado, mas você ainda pode acertá-lo pela página do lote em Colheitas e lotes: