Routinearbeit automatisieren

Automatisierungen erledigen Routinearbeit für Sie: Warnungen, Berichte, Nachrichten an Ihr ERP und Vorschläge für Ihre Genehmiger. Jede liest sich wie ein Satz, so versteht jeder, was sie tut:

Wenn ein Zertifikat in 30 Tagen abläuft, Prüfer benachrichtigen.

Automatisierungen genehmigen nie etwas. Was sie vorschlagen, wartet auf eine Person. Und nichts läuft, bevor ein Eigentümer oder Administrator die Automatisierung veröffentlicht.

Wenn, Falls, Dann

• Wenn: was sie startet, in der Liste der Auslöser gruppiert wie im Menü. Eine Partie wird erfasst, geliefert, verarbeitet oder ändert ihren Status; ein Zertifikat wird hinzugefügt, zurückgezogen oder läuft ab; eine Genehmigung wird angefragt, entschieden oder wartet zu lange; eine Lieferung wartet oder schlägt fehl; ein Bericht ist fertig, signiert oder im Register erfasst; eine Partei, ein Standort oder ein Produkt wird hinzugefügt oder geändert; eine Person wird eingeladen oder ein Mitglied tritt bei oder geht; eine Nachricht kommt aus einem anderen System; eine Supportanfrage ändert sich; eine Partienregel stoppt einen Vorgang; Eine Zahl überschreitet einen Wert; oder ein Zeitplan.
• Nur wenn: die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, etwa „das Produkt ist …“ oder „das Land des Empfängers liegt in der EU“. Weiter, wenn alle, eine oder keine davon erfüllt sind. Sind sie nicht erfüllt, endet die Automatisierung ohne Meldung.
• Dann: was sie tut: In der Konsole benachrichtigen, Mitglieder per E-Mail informieren, Statusänderung vorschlagen, Zertifikat vorschlagen, Einstellung einer Partienregel vorschlagen, Mit einer Erweiterung erfassen, Bericht erstellen oder Nachricht an ein anderes System senden.
• Einen wählen führt nur den ersten passenden Fall aus, mit einem Sonst. Parallele Pfade laufen gleichzeitig, jeder mit eigener Bedingung. Ein verzweigender Schritt beendet seine Folge. Verzweigungen gehen höchstens zwei Ebenen tief.

Auf der Fläche bauen

1. Öffnen Sie Automatisierungen und wählen Sie Neue Automatisierung. Oder starten Sie unter Vorlagen mit Vorlage verwenden.
2. Die Fläche zeigt den Ablauf von oben nach unten. Wählen Sie einen Schritt, um seine Einstellungen im Bereich rechts zu bearbeiten.
3. Wählen Sie + zwischen zwei Schritten oder Schritt hinzufügen, um eine Aktion oder eine Verzweigung einzufügen. Der Bereich bietet nur an, was an diese Stelle passt.
4. Liest sich so über der Fläche zeigt den ganzen Satz. Jeden Zweig lesen zeigt einen Satz pro Zweig.
5. Beheben Sie, was die Problemliste zeigt („2 Punkte vor dem Veröffentlichen beheben“). Ein Klick auf ein Problem führt zum passenden Schritt.

Mit An Ansicht anpassen sehen Sie den ganzen Ablauf. Oder wechseln Sie von Ablauf zu Liste für eine einfache Gliederung.

Vor einem Schritt um Prüfung bitten

Manche Schritte sollen nicht ausgeführt werden, ohne dass zuerst eine Person darauf schaut. Schalten Sie in den Einstellungen des Schritts auf der Fläche unter Automatisierungen Vor diesem Schritt einen Eigentümer oder Admin fragen ein.

• Erreicht eine Ausführung diesen Schritt, pausiert ihre Folge und die Ausführung zeigt Wartet auf Prüfung. Eigentümer und Administratoren werden einmal benachrichtigt; andere Pfade der Ausführung laufen inzwischen weiter.
• Unter Ausführungen wählt ein Eigentümer oder Administrator Fortsetzen. Ein Eigentümer, Administrator oder Operator kann Stoppen wählen.
• Entscheidet niemand innerhalb von 72 Stunden, stoppt die Folge von selbst. Eine gestoppte Folge beendet die Ausführung als Abgebrochen oder Teilweise erfolgreich, nie als Fehlgeschlagen.

Ein Testlauf sagt, dass der Schritt warten würde, und wartet nicht.

Einen Schritt für jede Partie wiederholen

Ein Schritt, der etwas vorschlägt, kann einmal für jede Partie laufen, die sein Auslöser nennt. Setzen Sie in den Einstellungen des Schritts unter Automatisierungen Ausführen auf Für jede Partie, die er nennt (nach Bericht signiert oder einem anderen Berichtsauslöser) oder auf Für jede Partie, die verwendet wurde oder Für jede Partie, die entstanden ist (nach einer Verarbeitung).

• Innerhalb des Schritts ist „die Partie“ jede dieser Partien, mit ihren eigenen Feldern und ihrer Einheit.
• Jede Partie erhält einen Vorschlag, nie zwei, für höchstens 50 Partien pro Ausführung; eine Ausführung mit mehr wird ganz abgelehnt.
• Schlägt eine Partie fehl, hält das die anderen nicht auf. Die Ausführung listet jede Partie mit ihrem Vorschlag oder dem Grund des Fehlers („3 von 4 Partien erledigt“).

Einen Wert berechnen

Mit einer Erweiterung erfassen kann einen Wert mit Eine Berechnung füllen: Nehmen Sie eine Menge der Partie, Gelesen in einer Einheit wie Tonnen, multiplizieren oder dividieren Sie Mit einer Zahl oder einem Firmenwert, und Runden Sie. Das Formular rechnet beim Tippen ein Beispiel vor („1.200 kg → 1,2 t × 0,12 = 0,144 t CO₂e“) und warnt, wenn eine so kleine Partie fehlschlagen würde. Die Ausführung und die Genehmigung zeigen Wie die Werte berechnet wurden. Siehe Werte des Unternehmens und Berechnungen.

Entwürfe und Testläufe

Entwurf speichern sichert Ihre Arbeit, ohne sie auszuführen. Wählen Sie unter Automatisierungen Testen…, wählen Sie eine Partie oder bearbeiten Sie das Beispielereignis und wählen Sie Test ausführen. Bedingungen und Verzweigungen werden echt ausgewertet, Aktionen nur simuliert. Das Ergebnis erscheint auf der Fläche: „Testergebnis: Nichts wurde gesendet oder geändert.“

Wer sie aktiviert

Operatoren erstellen Entwürfe, testen und pausieren sie. Eigentümer und Administratoren wählen unter Automatisierungen Veröffentlichen: Eine Übersicht zeigt, was die Automatisierung tun wird, wohin sie Nachrichten sendet und welche Vorschläge sie vorbereitet („braucht weiterhin die Genehmigung durch einen Eigentümer oder Administrator“). Danach wird der Code aus der Authenticator-App abgefragt. Nach dem Veröffentlichen zeigt sie Ein. In der Liste nutzen Sie Pausieren, Fortsetzen oder Archivieren.

Unter Einstellungen › Automatisierungen legt der Eigentümer fest, wer genehmigen darf, was Automatisierungen vorschlagen. Eigentümer und Administratoren können dort mit Alle Automatisierungen anhalten alles auf einmal stoppen.

Ausführungen, und warum ein Schritt übersprungen wurde

Jede Ausführung steht unter Ausführungen: Wartet auf Prüfung, Erfolgreich, Teilweise erfolgreich, Fehlgeschlagen, Bedingungen nicht erfüllt, Übersprungen oder Abgebrochen. Öffnen Sie eine Ausführung, um zu sehen, welche Bedingungen erfüllt waren, welcher Zweig lief und was jeder Schritt getan hat, mit Links zu dem, was er erstellt hat. Schritt wiederholen führt einen fehlgeschlagenen Schritt erneut aus.

• Nicht gewählt: Der Schritt liegt in einem Zweig, der nicht gewählt wurde.
• Übersprungen heißt: Ein früherer Schritt ist fehlgeschlagen und seine Einstellung Wenn dieser Schritt fehlschlägt stand auf Diesen Zweig beenden; alle Automatisierungen sind angehalten; das Monatslimit ist erreicht; oder die Person, die sie veröffentlicht hat, hat ihren Zugriff oder ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung verloren. Im letzten Fall pausiert die Automatisierung, bis ein anderer Eigentümer oder Administrator sie erneut veröffentlicht.