Automatize o trabalho de rotina

As automações fazem o trabalho de rotina por você: alertas, relatórios, mensagens para o seu ERP e propostas para os seus aprovadores. Cada uma se lê como uma frase, então qualquer pessoa entende o que ela faz:

Quando um certificado vence em 30 dias, avisar os auditores.

As automações nunca aprovam nada. O que elas propõem espera uma pessoa, e nada roda até que um proprietário ou administrador publique a automação.

Quando, Se, Então

• Quando: o que dispara a automação, agrupado na lista de gatilhos como no menu. Um lote é registrado, entregue, processado ou muda de status; um certificado é adicionado, retirado ou está para vencer; uma aprovação é pedida, decidida ou está esperando há muito tempo; uma entrega espera ou falha; um relatório fica pronto, é assinado ou é gravado no registro; uma contraparte, um local ou um produto é adicionado ou alterado; uma pessoa é convidada ou um membro entra ou sai; chega uma mensagem de outro sistema; um pedido de suporte muda; uma regra de lotes barra uma operação; Um número ultrapassa um valor; ou um Agendamento.
• Só se: as condições que precisam valer, como "o produto é …" ou "o país do recebedor está na UE". Continuar quando todas, alguma ou nenhuma delas valerem. Quando não valem, a automação para sem alarde.
• Então: o que ela faz: Avisar no console, Enviar e-mail aos membros, Propor uma mudança de status, Propor um certificado, Propor uma configuração de regra de lotes, Registrar com um complemento, Gerar um relatório ou Enviar uma mensagem a outro sistema.
• Escolher um executa só o primeiro caso que se aplica, com um Caso contrário. Caminhos paralelos rodam ao mesmo tempo, cada um com a sua condição. Uma etapa de ramificação encerra a sequência, e os ramos têm no máximo dois níveis.

Monte na tela

1. Abra Automações e selecione Nova automação, ou parta de Modelos com Usar modelo.
2. A tela desenha o fluxo de cima para baixo. Selecione uma etapa para editar as configurações dela no painel à direita.
3. Selecione + entre duas etapas, ou Adicionar uma etapa, para incluir uma ação ou um ramo. O painel só oferece o que cabe naquele ponto.
4. Lê-se como, acima da tela, mostra a frase completa. Ler cada ramo lista uma frase por ramo.
5. Corrija o que a lista de problemas mostra ("2 itens a corrigir antes de publicar"). Ao selecionar um problema, você vai direto para a etapa dele.

Use Ajustar à tela para ver o fluxo inteiro, ou troque de Tela para Lista e veja um resumo simples.

Peça uma revisão antes de uma etapa

Algumas etapas não devem seguir sem que uma pessoa olhe antes. Nas configurações da etapa, na tela de Automações, ative Pedir a um proprietário ou administrador antes desta etapa.

• Quando uma execução chega a essa etapa, a sequência dela pausa e a execução mostra Aguardando revisão. Proprietários e administradores recebem um aviso, uma só vez; os outros caminhos da execução seguem enquanto isso.
• Em Execuções, um proprietário ou administrador seleciona Continuar. Um proprietário, administrador ou operador pode selecionar Interromper.
• Se ninguém decidir em 72 horas, a sequência para sozinha. Uma sequência interrompida encerra a execução como Cancelada ou Concluída em parte, nunca como Falhou.

Uma execução de teste diz que a etapa esperaria, e não espera.

Repita uma etapa para cada lote

Uma etapa que propõe algo pode rodar uma vez para cada lote que o gatilho dela nomeia. Nas configurações da etapa, em Automações, defina Fazer como Para cada lote que ele nomeia (depois de Relatório assinado ou de outro gatilho de relatório), ou como Para cada lote usado ou Para cada lote produzido (depois de um processamento).

• Dentro da etapa, "o lote" é cada um desses lotes, com os seus próprios campos e a sua unidade.
• Cada lote recebe uma proposta, nunca duas, até 50 lotes por execução; uma execução com mais lotes é recusada inteira.
• Um lote que falha não para os outros. A execução lista cada lote com a sua proposta, ou o motivo da falha ("3 de 4 lotes concluídos").

Calcule um valor

Registrar com um complemento pode preencher um valor com Um cálculo: Pegar uma quantidade do lote, ler em uma unidade (Lido em), como toneladas, multiplicar ou dividir Por um número ou por um valor da empresa, e Arredondar. O formulário calcula um exemplo enquanto você digita ("1.200 kg → 1,2 t × 0,12 = 0,144 t CO₂e") e avisa quando um lote tão pequeno falharia. A execução e a aprovação mostram Como os valores foram calculados. Veja Valores da empresa e cálculos.

Rascunhos e testes

Salvar rascunho guarda o seu trabalho sem executá-lo. Em Automações, selecione Testar…, escolha um Lote ou edite o Evento de exemplo e selecione Rodar teste. Condições e ramos são avaliados de verdade; as ações são só simuladas. O resultado aparece na tela: "Resultado do teste: nada foi enviado nem alterado."

Quem ativa a automação

Operadores criam rascunhos, testam e pausam. Proprietários e administradores usam Publicar em Automações: um resumo mostra o que a automação vai fazer, para onde envia mensagens e quais propostas prepara ("ainda precisa da aprovação de um proprietário ou administrador"), e então pede o código do autenticador. Depois de publicada, ela aparece como Ativa. Use Pausar, Retomar ou Arquivar na lista.

Em Configurações › Automações, o proprietário escolhe quem pode aprovar o que as automações propõem, e proprietários e administradores podem Interromper todas as automações de uma vez.

Execuções, e por que uma etapa foi ignorada

Cada execução aparece em Execuções: Aguardando revisão, Concluída, Concluída em parte, Falhou, Condições não atendidas, Ignorada ou Cancelada. Abra uma execução para ver quais condições valeram, qual ramo rodou e o que cada etapa fez, com links para o que ela criou. Tentar a etapa de novo repete uma etapa que falhou.

• Não seguida: a etapa está em um ramo que não foi escolhido.
• Ignorada acontece quando uma etapa anterior falhou e a opção Se esta etapa falhar estava em Parar este ramo; quando todas as automações estão interrompidas; quando o limite mensal foi atingido; ou quando a pessoa que publicou perdeu o acesso ou a autenticação em dois fatores. Neste último caso, a automação fica pausada até outro proprietário ou administrador publicá-la de novo.