Diviser, fusionner et transformer des lots

La transformation fait de lots de nouveaux lots. Le registre conserve le lien entre eux : chaque nouveau lot remonte jusqu’à son origine, et le rappel d’un lot entrant atteint tout ce qui en a été fait.

Choisir quoi faire

Ouvrez Transformation et sélectionnez Diviser, fusionner ou transformer. Sur la page d’un lot, utilisez Diviser ou transformer. Choisissez ensuite :

• Diviser un lot : partager un lot en lots plus petits du même produit.
• Fusionner des lots : regrouper en un seul des lots du même produit.
• Transformer : sécher, décortiquer, torréfier, moudre ou conditionner pour obtenir un nouveau produit. Choisissez le Procédé : Séchage, Décorticage, Torréfaction, Mouture, Nettoyage, Tri et classement, Fermentation, Abattage, Conditionnement ou Autre procédé, et la Date de transformation.
• Enregistrer en unité de base : pour un lot enregistré en tonnes ou en sacs entiers, d’avant l’enregistrement des lots en kilogrammes. Il prend le lot, ou une partie, et crée un lot du même produit dans son unité de base avec exactement la même quantité : 1 150 t deviennent 1 150 000 kg. L’origine et les dates de récolte et de péremption restent les mêmes. Le nouveau lot peut ensuite livrer n’importe quel nombre de kilogrammes. La page du lot ouvre ce mode avec Enregistrer en kilogrammes.

Remplir le formulaire

1. Sous Lots entrants, choisissez chaque lot (Lot 1, Lot 2…) et la Quantité que vous prélevez, ou Tout. Utilisez Ajouter un lot pour d’autres lots entrants. Quand les lots sont détenus dans plusieurs de vos lieux, choisissez le lieu sous Détenu à.
2. Sous Nouveaux lots, saisissez la quantité de chaque lot qui sort. Une division ou une fusion garde le produit du lot entrant ; avec Transformer, choisissez le produit de chaque nouveau lot. Utilisez Ajouter un lot pour d’autres lots sortants (une fusion n’en a qu’un).
3. Avec Transformer, Qui détient les nouveaux lots apparaît : laissez vide pour les garder là où se trouvent les lots entrants, ou choisissez un Détenteur et un Lieu.
4. Si une règle de lots de votre entreprise demande des informations sur les nouveaux lots, remplissez sa section.
5. Ajoutez des Notes pour l’approbateur, vérifiez Ce qui va se passer et sélectionnez Envoyer pour approbation.

Des lots ne peuvent être regroupés ou transformés ensemble que s’ils sont détenus au même endroit et enregistrés dans le même registre. Diviser et fusionner conservent le produit ; pour obtenir un autre produit, choisissez Transformer.

Division / fusion ou transformation

Le résumé du formulaire indique de laquelle des deux il s’agit, et l’approbateur lit les mêmes mots :

• Division / fusion : les nouveaux lots gardent le même produit et la même origine : tous les lots qui entrent et sortent sont d’un même produit dans une même unité, et les quantités s’équilibrent. Rien n’est fabriqué ni perdu.
• Transformation : un nouveau produit est fabriqué à partir de ces lots : un autre produit sort, les pertes sont donc normales.
• Transformation : le même produit, avec une perte ou un surplus : le produit reste le même, mais les quantités ne s’équilibrent pas, par exemple après un nettoyage ou un tri. Une division ou une fusion doit s’équilibrer : avec Diviser un lot ou Fusionner des lots, corrigez les quantités, ou choisissez Transformer pour enregistrer la perte.
• Enregistrer en unité de base compte aussi comme une transformation, parce que l’unité change, même si rien n’est perdu. Elle s’approuve comme toute transformation et peut attendre l’autorisation de transformer (ci-dessous).

En dessous, le formulaire affiche ce qui entre et ce qui sort, par exemple « 1 000 kg en entrée, 950 kg en sortie ».

Bilan massique

Le formulaire compare ce qui entre et ce qui sort, sous Bilan massique :

• Équilibré : les nouveaux lots correspondent à ce que vous prélevez.
• Une partie de ce que vous prélevez n’est attribuée à aucun nouveau lot.
• Les nouveaux lots dépassent ce que vous prélevez : vérifiez les quantités avant l’envoi.

En transformation, les pertes sont normales : après séchage ou décorticage, le poids est inférieur à celui de l’entrée, et le formulaire affiche la sortie divisée par l’entrée en pourcentage (Rendement). L’approbateur voit les mêmes chiffres. Les rapports Bilan massique et Transformation : sortie ÷ entrée dans Rapports vérifient les entrées et les sorties sur une période.

Ce qui est enregistré

• Les nouveaux lots, chacun lié aux lots dont il provient, ainsi que le procédé et sa date.
• Ce que vous prélevez est consommé et ne peut plus être utilisé. Ce que vous n’avez pas prélevé reste dans son lot.
• Chaque nouveau lot garde l’origine de ses lots entrants : il reste traçable jusqu’à l’exploitation. Quand un lot entrant provient du lot d’un fournisseur, le formulaire indique Les nouveaux lots gardent la provenance des intrants.
• Dans Transformation, la demande apparaît sous Demandes et, une fois enregistrée, sous Effectué, avec les lots entrants et sortants.

En attente de la permission de transformer

Il arrive que les lots se trouvent sur un compte que votre entreprise tient pour un partenaire, comme un séchoir ou un moulin. C’est alors le compte du partenaire qui enregistre la transformation. Personne ne détient de permission permanente sur les lots d’un partenaire, donc :

• la division et la fusion sont enregistrées tout de suite ;
• le séchage, la torréfaction, la mouture et les autres procédés demandent d’abord une permission unique : « Autoriser ‹partner› à enregistrer la transformation de ses propres lots ».

A-REX prépare cette permission quand la première transformation la demande, et le propriétaire l’approuve dans Approbations avec la clé d’accès du propriétaire. Pendant ce temps, la transformation affiche En attente du propriétaire, et ses étapes indiquent Attend que l’entreprise puisse enregistrer la transformation. Une fois que le propriétaire a approuvé, elle reprend toute seule. Voir États d’attente.