Configurer votre entreprise

Avant que votre équipe enregistre sa première récolte, votre entreprise a besoin d’un profil, d’un siège légal, de personnes avec les bons rôles et d’un second facteur pour toute personne habilitée à approuver. Cela prend quelques minutes, et vous pourrez modifier la plupart des éléments plus tard.

La configuration vous guide en plein écran, avant l’ouverture d’A-REX, en sept étapes : Entreprise, Produits, Sites, Équipe, Clés, Registre et Vérification. Votre progression est enregistrée au fur et à mesure ; Enregistrer et quitter la garde pour plus tard, et vous reprenez là où vous vous étiez arrêté. A-REX s’ouvre pour toute l’entreprise quand vous sélectionnez Terminer et ouvrir A-REX. Ce guide couvre l’entreprise, l’équipe, la fin de la configuration et la double authentification. Les produits, les sites et les clés ont leurs propres guides ; un groupe d’entreprises a d’abord sa propre configuration.

Le profil de votre entreprise

1. Ouvrez la configuration et allez à l’étape Entreprise. Elle vient en premier : les autres étapes s’ouvrent une fois qu’elle est enregistrée.
2. Saisissez le Nom de l’entreprise que connaissent vos partenaires.
3. Choisissez le Pays où l’entreprise est immatriculée et, pour les États-Unis, l’État.
4. Si vous le souhaitez, choisissez le Type d’identifiant fiscal de votre pays (CNPJ, CUIT, RFC, numéro de TVA…) et saisissez l’Identifiant fiscal. Il est conservé chiffré et n’est jamais écrit dans le registre.
5. Sélectionnez Continuer.

Le nom, le logo, la couleur d’accent et la langue par défaut peuvent être modifiés plus tard dans Paramètres › Général.

Votre siège légal détermine la garde des clés

Le pays (et l’État) que vous choisissez est le siège légal de votre entreprise. Il détermine les règles de garde applicables, les identifiants et unités que vous voyez, et les rapports proposés. Il appartient à cette seule entreprise et n’est jamais hérité de votre organisation.

La garde des clés désigne qui détient les clés capables de modifier les enregistrements de votre entreprise. Là où la loi le permet, le propriétaire choisit à l’étape Clés entre Garde gérée : A-REX cosigne (2 sur 3) et Clés uniquement sur vos appareils (aucune clé A-REX). Là où la garde gérée n’est pas autorisée, seule la seconde option est proposée. Vous pouvez choisir jusqu’à la préparation de votre registre. Voir Juridiction et garde pour les règles de votre pays, et Vos clés pour ce que signifie chaque choix.

Inviter votre équipe

Une approbation demande une deuxième personne : invitez au moins un collègue.

1. Ouvrez Membres et rôles et sélectionnez Inviter un membre, ou allez à l’étape Équipe de la configuration.
2. Saisissez l’E-mail et choisissez le Rôle. L’étape Équipe propose Opérateur, Auditeur et Administrateur ; tous les rôles sont proposés dans Membres et rôles.
3. Sélectionnez Envoyer l’invitation. La personne reçoit un lien par e-mail pour rejoindre l’entreprise.

Dans la configuration, Continuer passe à la suite une fois que vous avez invité quelqu’un, et Plus tard laisse l’équipe pour plus tard.

Choisissez le rôle le plus restreint qui convient : Opérateur pour enregistrer et approuver le travail quotidien, Approbateur pour approuver sans créer, Auditeur pour lire et vérifier, Lecteur pour consulter uniquement, Administrateur pour gérer l’équipe, l’annuaire et les paramètres. Chaque rôle est expliqué dans Rôles. Utilisez Changer de rôle ou Retirer de l’organisation sur la ligne d’un membre. Toute modification des membres demande votre code d’authentification.

Terminer la configuration

1. Allez à l’étape Vérification de la configuration. Elle liste chaque étape comme Terminé, À faire ou Ignoré.
2. Sélectionnez Modifier sur une étape pour y revenir.
3. Sélectionnez Terminer et ouvrir A-REX.

Le profil de l’entreprise et les deux clés d’accès sont nécessaires, ainsi qu’un registre démarré lorsqu’A-REX le prépare ; d’ici là, la page les liste sous Encore nécessaire. Les étapes ignorées restent dans la liste de configuration de l’accueil. Tant que la configuration n’est pas terminée, les autres membres voient que l’entreprise est en cours de configuration. Vous pouvez rouvrir la configuration plus tard, par exemple pour choisir d’autres produits.

Activer la double authentification

Les propriétaires, administrateurs, opérateurs et approbateurs doivent utiliser une application d’authentification. Tant qu’elle n’est pas configurée, le reste de la console leur reste fermé.

1. Ouvrez Votre connexion et sélectionnez Configurer l’application d’authentification.
2. Saisissez votre mot de passe, scannez le code avec votre application d’authentification et enregistrez les codes de secours.
3. Tapez le code à 6 chiffres et sélectionnez Activer.

Pour l’exiger de tout le monde, réglez Authentification à deux facteurs sur Tous les membres dans Membres et rôles. Chaque approbation demande un nouveau code dans une fenêtre Confirmez votre identité.

Comment fonctionnent les règles d’approbation

Rien n’arrive dans le registre sans l’approbation d’une personne. La règle s’affiche dans les étapes de chaque approbation :

• Un membre habilité à approuver, autre que la personne qui a fait la demande, donne son approbation avec la double authentification. Un propriétaire peut approuver ce qu’il a lui-même demandé dans la console.
• Les modifications préparées par les opérations A-REX, et celles de votre compte d’administration, ne sont approuvées que par le propriétaire.
• Ce que proposent les automatisations est approuvé par les propriétaires et administrateurs, sauf si le propriétaire change cette règle dans Paramètres › Automatisations.
• Le propriétaire peut laisser approuver automatiquement les actions à faible risque, comme l’enregistrement d’une récolte ou une livraison entre vos propres sites. Les actions proposées par des automatisations ou par d’autres systèmes ne sont jamais approuvées automatiquement.

Lisez Approuver ce que votre équipe envoie pour voir comment une décision est prise.