Travailler avec vos fournisseurs et vos clients

Quand vos fournisseurs et vos clients utilisent aussi A-REX, une connexion permet aux lots que vous échangez de garder leur historique d’une entreprise à l’autre, et permet à un rappel d’atteindre chaque entreprise qui peut détenir un lot concerné. Chaque entreprise décide de ce qu’elle partage, et rien n’est partagé sans connexion.

Se connecter à un fournisseur ou à un client

Connecté à un fournisseur, vous recevez ses lots avec leur historique et leurs certificats ; connecté à un client, vous lui livrez des lots sans rien configurer de son côté ; et lors d’un rappel, vous savez quels lots viennent des vôtres.

1. Ouvrez Connexions dans le menu latéral. Les entreprises de votre organisation y sont déjà tant que le paramètre de l’organisation Connecter les entreprises automatiquement est activé.
2. Pour un fournisseur, ouvrez l’onglet Fournisseurs et clients et sélectionnez Se connecter sur sa vignette, ou sélectionnez Se connecter à l’expéditeur sur un lot qu’il vous a livré dans Reçus.
3. Dans Se connecter à, cochez ce que vous partagez, choisissez comment l’entreprise figure dans votre annuaire sous Ils figurent dans votre annuaire comme, ajoutez une note si vous le souhaitez et sélectionnez Envoyer la demande.
4. La connexion affiche En attente jusqu’à ce que l’autre entreprise accepte. D’ici là, vous ne voyez rien de son entreprise. Sélectionnez Retirer la demande sur la page de la connexion pour l’annuler.

Répondre à une demande de connexion

Quand une entreprise demande à se connecter, Connexions indique combien d’entreprises le demandent ; sélectionnez Examiner. Sur la page de la connexion, vous lisez sa note et ce qu’elle propose de partager avec vous, avant de décider.

1. Sélectionnez Accepter. Lisez propose de partager avec vous, cochez ce que votre entreprise partage et choisissez comment l’entreprise figure dans votre annuaire.
2. Ou sélectionnez Refuser (rien n’est partagé ; elle peut redemander plus tard) ou Bloquer (elle ne peut plus redemander tant que vous ne sélectionnez pas Débloquer).

Voir ce que partage chaque entreprise

Sélectionnez une entreprise dans Connexions pour ouvrir sa page. Ce que partage chaque entreprise montre ce que vous partagez avec elle et ce qu’elle partage avec vous, côte à côte (la liste les affiche comme Vous partagez et Ils partagent). Chaque entreprise coche ce qu’elle partage sur les lots qu’elle livre à l’autre :

• Livraisons : l’autre entreprise peut vous livrer des lots par la connexion et, dans ses rappels, elle voit lesquels de vos lots viennent des siens.
• Certificats et Résultats d’analyse enregistrés sur chaque lot que vous livrez, avec qui les garantit.
• Déclaration EUDR : la référence et le numéro de vérification de la déclaration de diligence raisonnée couvrant le lot, son pays et sa région d’origine.
• Géolocalisation des parcelles : les coordonnées des parcelles d’origine du lot, pour la diligence raisonnée EUDR uniquement (voir Partager la géolocalisation des parcelles).
• Empreintes carbone déclarées pour le lot ou son produit, telles que déclarées, et Rendements de transformation de la transformation dont le lot est issu.
• Toujours partagé : le nom de votre entreprise et, lors d’un rappel, l’avis dont le rappel a besoin. Jamais partagé : les prix, les quantités proposées, vos autres clients et fournisseurs.

Sélectionnez Modifier ce que vous partagez sur la page ; le changement s’applique aussitôt. Le partage enregistre qui a déclaré quoi : il ne rend pas la preuve vraie ni le lot conforme. Mettre fin à la connexion arrête le partage à partir de ce moment ; les lots déjà livrés restent au registre et les deux entreprises gardent l’autre dans leur annuaire.

Partager la géolocalisation des parcelles pour la diligence raisonnée EUDR

Un client qui met des produits soumis à l’EUDR sur le marché de l’UE a besoin des parcelles d’où viennent vos lots pour sa déclaration de diligence raisonnée. Une parcelle peut identifier un producteur : cet élément porte donc l’étiquette Peut identifier une personne et ne sert qu’à cette fin.

1. Sur la page de la connexion dans Connexions, sélectionnez Modifier ce que vous partagez et cochez Géolocalisation des parcelles, pour la diligence raisonnée EUDR uniquement.
2. Lisez la déclaration : les parcelles servent uniquement à sa diligence raisonnée EUDR et, lorsqu’une parcelle appartient à une personne, vous avez son consentement ou une autre base légale. Cochez Nous confirmons cette déclaration.
3. Enregistrez et confirmez avec votre second facteur. Vos registres gardent qui l’a confirmé, et quand.

Le client voit des coordonnées, jamais le nom de l’exploitation, et vous voyez chaque fois qu’il les consulte. Les entreprises sœurs connectées automatiquement partagent tous les éléments sauf celui-ci.

Suivre l’activité avec une entreprise

Sur la page d’une connexion, Activité liste ce qui s’est passé entre vos entreprises, d’après vos propres enregistrements : les lots que vous avez reçus d’elle, vos livraisons par la connexion, les avis de rappel dans les deux sens et les étapes de la connexion elle-même. Sous Afficher, choisissez Lots, Rappels ou Connexion pour filtrer. Détails montre comment elle a commencé et qui a demandé.

La vue des fournisseurs et des clients

L’onglet Fournisseurs et clients de Connexions montre vos fournisseurs à gauche et vos clients à droite. Un fournisseur auquel vous n’êtes pas connecté affiche Non connectée : vous voyez ses lots, pas ses certificats, avec Se connecter.

Recevoir les lots d’un fournisseur connecté

Les lots qu’une entreprise connectée vous livre apparaissent dans Reçus, un onglet de Récoltes et lots, avec leur code de lot, leur provenance et, quand l’expéditeur les partage, leurs certificats. Sélectionnez Rechercher de nouveaux lots pour vérifier à nouveau, et Enregistrer un lot à partir de celui-ci pour enregistrer la marchandise comme votre propre lot issu du sien (voir Marchandises issues du lot d’un fournisseur). Un lot d’une entreprise à laquelle vous n’êtes pas connecté propose Se connecter à l’expéditeur.

Sélectionnez Preuves sur une ligne pour voir ce que le fournisseur partage sur ce lot, point par point, ou Non partagé. Si la géolocalisation des parcelles est partagée, Afficher les parcelles pour la diligence raisonnée EUDR les affiche ; le fournisseur voit que votre entreprise les a consultées, et quand.

Demander des preuves à un fournisseur

Quand il manque à un lot reçu un certificat, un résultat d’analyse, la déclaration EUDR ou ses parcelles, demandez-les ici à son fournisseur plutôt que par e-mail.

1. Dans Reçus, sélectionnez Preuves sur le lot, puis Demander des preuves.
2. Sous Ce qui manque, cochez ce dont vous avez besoin ou Autre chose, ajoutez si vous le souhaitez un message et une date sous Réponse avant, et sélectionnez Envoyer la demande.
3. Suivez-la dans Demandes de preuves, onglet Vos demandes. Une fois Répondue, sélectionnez Fermer, ou Il manque encore dans les 30 jours pour la rouvrir. Retirer l’annule tant qu’elle est en attente.

Une seule demande par lot et par type peut être ouverte. Une demande préparée par l’assistant reste en Brouillon jusqu’à ce que quelqu’un sélectionne Envoyer. Le fournisseur est relancé à l’approche de la date ; une fois celle-ci passée, les deux voient En retard.

Répondre à une demande de preuves

Quand un client vous demande des preuves, la demande apparaît dans Demandes de preuves, onglet Demandées à vous, et vous êtes prévenu.

1. Ouvrez la demande, lisez ce qui est demandé et sélectionnez Répondre.
2. Cochez ce que vous partagez pour ce lot uniquement, et ajoutez une note si vous le souhaitez. Enregistrez d’abord sur le lot un certificat ou un résultat d’analyse manquant. Géolocalisation des parcelles demande Nous confirmons cette déclaration et votre second facteur.
3. Sélectionnez Envoyer la réponse, ou Refuser avec une note.

La réponse enregistre qui a déclaré quoi pour ce lot ; elle reste partagée tant que vous êtes connectés. Les messages et les notes ne sont vus que par les deux entreprises.

Rappeler des lots entre entreprises

1. Sur la page du lot, ouvrez le menu et sélectionnez Ouvrir un rappel, ou partez de Rappels.
2. Choisissez les lots, Rappel (ils ont pu atteindre les consommateurs) ou Retrait (retirés du marché avant cela), le motif et un contact, puis vérifiez et confirmez avec votre second facteur.
3. Chaque entreprise en aval sur A-REX qui détient des lots fabriqués à partir d’eux est informée. Vous les suivez sous Entreprises informées ; au-delà de vos propres connexions, vous ne voyez que des nombres, jamais de noms.
4. Notez quand vous avez informé une autorité avec Marquer comme informée. A-REX n’informe pas les autorités à votre place.
5. Sélectionnez Rapport de périmètre du rappel sur la page du rappel pour ouvrir le formulaire du rapport déjà rempli avec le lot, et Clore le rappel une fois terminé.

Un rappel indique que des lots peuvent être concernés. Seul le minimum circule : les codes des lots, le motif, le contact et le nom de votre entreprise.

Un avis d’un fournisseur

Quand un fournisseur rappelle des lots que vous avez reçus, un avis apparaît sous Avis des fournisseurs dans Rappels, et dans Reçus les lots portent l’étiquette Rappel suivie de sa référence. Sélectionnez Accuser réception pour indiquer au fournisseur que vous l’avez vu, et Étendre à mes clients pour ouvrir votre propre rappel des lots que vous avez fabriqués à partir des siens (il demande votre second facteur).