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Joindre des résultats de laboratoire et des certificats

Ajoutez un résultat de laboratoire ou un certificat à un lot, découvrez le fonctionnement des émetteurs reconnus et de l’expiration, et lisez le niveau de preuve de chaque certificat.

Les analyses de laboratoire, les certificats bio ou phytosanitaires et les déclarations EUDR appartiennent aux lots qu’ils décrivent. Les joindre permet aux acheteurs et aux auditeurs de comparer chaque certificat au document original, et vous permet de voir d’un coup d’œil ce qui est valable et ce qui expire.

Joindre un certificat

Ouvrez Certificats et sélectionnez Joindre un certificat. Sur la page d’un lot, utilisez Joindre dans la section Certificats.
Sous Certificat, choisissez le Lot et le Type : analyse de qualité en laboratoire, analyse de mycotoxines, certificat bio, déclaration de diligence raisonnée EUDR, etc. Les types de certificats propres à votre entreprise sont listés après les types standard (voir Vos propres types de certificats).
Sous Délivré par, choisissez le Laboratoire ou organisme certificateur dans votre annuaire. Ajoutez d’abord les laboratoires et organismes certificateurs comme partenaires.
Saisissez le Numéro du certificat tel qu’il est imprimé. Sous Validité, saisissez la Date de délivrance et, s’il expire, la date Valable jusqu’au.
Sous Document, déposez le PDF ou l’image (25 Mo au plus). Le fichier reste sur votre ordinateur : seule son empreinte est enregistrée, si bien que toute personne détenant l’original peut vérifier qu’il correspond. Conservez l’original. Sans fichier, le numéro du certificat suffit.
Ajoutez des Notes pour l’approbateur, vérifiez Ce qui va se passer et sélectionnez Envoyer pour approbation.

Émetteurs reconnus

Votre entreprise décide à quels laboratoires et organismes certificateurs elle fait confiance, un type de certificat à la fois. A-REX ne le décide jamais à votre place. Quand vous ajoutez un partenaire dans Partenaires, indiquez les Types de certificats qu’il délivre : le propriétaire donne une approbation par type, et leurs certificats sont ensuite enregistrés sans attente. L’onglet Émetteurs reconnus de Certificats liste qui est reconnu pour quoi. Voir Émetteurs reconnus.

En attente de l’approbation de l’émetteur

Si l’émetteur n’est pas encore reconnu pour ce type, Joindre un certificat vous le dit avant l’envoi : « ‹issuer› n’est pas encore approuvé pour délivrer ‹certificate› », et Ce qui va se passer indique que l’émetteur le signera une fois que votre propriétaire l’aura approuvé. Vous pouvez quand même l’envoyer. Une fois le certificat approuvé :

A-REX prépare « Reconnaître ‹issuer› comme émetteur de ‹certificate› » pour votre compte d’administration.
Le propriétaire l’approuve dans Approbations, avec la clé d’accès du propriétaire.
Le certificat est enregistré de lui-même.

Pendant ce temps, le certificat affiche En attente de l’approbation de l’émetteur. Voir États d’attente.

Expiration

La date Valable jusqu’au s’affiche dans la liste des Certificats et sur la page du lot. L’accueil liste les Certificats arrivant à expiration. Une livraison peut être refusée quand un certificat requis manque, a expiré ou a été retiré. Pour être prévenu à l’avance, utilisez le modèle Alerte d’expiration de certificat dans Automatisations, et le rapport Validité des certificats. Pour reprendre un certificat remplacé ou joint par erreur, voir Retirer un certificat.

Vérifier les certificats dont un lot a besoin

Avant une livraison, vérifiez qu’un lot porte les certificats que votre acheteur demande. Sur la page du lot dans Récoltes et lots, ou sur des livraisons dans Livraisons, sélectionnez Vérifier les preuves. Sous Exigences, choisissez Certificats requis, cochez les Certificats à rechercher et sélectionnez Vérifier. Chaque type apparaît comme Preuve enregistrée, Manquante, Expirée ou Retirée, avec le certificat correspondant. Seuls comptent les émetteurs auxquels votre entreprise fait encore confiance. Voir Vérification des preuves.

Niveaux de preuve

Chaque certificat porte une étiquette qui dit qui le soutient. Sélectionnez l’étiquette pour lire À propos de cette preuve.

Étiquette	Ce qu’elle signifie
Déclaré par votre entreprise	Votre entreprise l’a déclaré avec sa propre clé. Personne d’autre ne l’a confirmé.
Enregistré par votre entreprise pour ‹party›	Votre entreprise l’a signé avec le compte qu’elle tient pour ce partenaire. Le partenaire ne l’a pas signé.
Signé par ‹party›	Le partenaire l’a signé depuis son propre compte, dont il a prouvé le contrôle lors de son ajout à votre annuaire.
Signé par un compte absent de votre annuaire	Votre compte d’administration fait confiance à ce signataire pour ce type, mais personne ne peut dire de qui il s’agit. Certains résumés l’abrègent en « Signataire absent de votre annuaire ».

Le registre enregistre qui a déclaré quoi, quand, et avec quelles preuves. Il ne rend pas un certificat vrai. Voir Niveaux de preuve.

Pourquoi le résultat d’un laboratoire est « enregistré pour le laboratoire »

La plupart des laboratoires ne signent pas encore avec un compte à eux. A-REX tient un compte pour le laboratoire au nom de votre entreprise, et quand vous joignez le résultat du laboratoire, votre entreprise signe avec ce compte. La console indique donc Enregistré par votre entreprise pour ‹lab›, jamais « Délivré par ‹lab› ». Les acheteurs et les auditeurs le lisent comme une déclaration de votre entreprise, appuyée sur le document que vous détenez.

Un certificat n’affiche Signé par ‹lab› que lorsque le laboratoire signe depuis un compte qu’il contrôle lui-même. Même dans ce cas, cela montre que le compte enregistré du laboratoire a signé, pas que ce que dit le document est vrai.