Como congelo parte de um lote ou o movo por ordem legal?

Às vezes a lei decide sobre mercadoria que seus registros mostram. Um juiz manda reter um lote, um recolhimento pede que parte dele não se mova, uma autoridade solicita que uma quantidade passe a outra parte. Uma retenção legal registra isso: o detentor fica com a mercadoria, mas não pode mais entregar, beneficiar nem dar baixa na parte congelada, ou a quantidade é movida sem a assinatura do detentor.

A conta de conformidade

As retenções legais são assinadas por uma conta de conformidade separada, nunca pela sua conta de administração. Ela pertence à sua empresa: pelo menos duas pessoas da sua empresa a assinam em conjunto (o proprietário ou administradores, cada um com verificação em duas etapas e uma passkey). Onde a lei da sede legal permite que a A-REX tenha chaves por conta de clientes, a A-REX pode ser uma cossignatária a mais, nunca sozinha nem necessária: suas pessoas sempre reúnem as assinaturas exigidas sem ela.

Congelar e mover por ordem legal ficam desativados até a conta existir. As regras do seu país decidem se as retenções legais são permitidas e também podem exigi-las; uma organização pode exigir que suas empresas configurem a conta. Veja Retenções legais.

Configurar a conta de conformidade

1. Cada cossignatário abre Retenções legais e seleciona Registrar minha passkey como cossignatário, a menos que a passkey dele já assine pela sua empresa.
2. O proprietário seleciona Configurar a conta de conformidade, escolhe os Cossignatários (pelo menos dois) e quantas Assinaturas necessárias (pelo menos duas) e, onde é permitido, se inclui a A-REX como um cossignatário a mais.
3. Selecione Enviar para aprovação. Depois de aprovada, o proprietário assina com a passkey de proprietário, para que sua conta de administração passe as retenções legais à conta de conformidade.

A página mostra então a conta como Ativa, com seus cossignatários.

Congelar, reduzir ou suspender uma retenção

1. Abra o lote em Colheitas e lotes e selecione Congelar no cabeçalho. Só os cossignatários da conta de conformidade veem essa opção.
2. Escolha o Detentor e informe a Quantidade congelada depois: a quantidade congelada depois da mudança. Uma quantidade menor libera uma parte; Suspender a retenção a deixa em 0.
3. Em Referência legal, escolha Ordem judicial, Recolhimento, Solicitação de autoridade ou Outra base legal e informe o número. Em Documento (opcional) você pode escolher a ordem: só a impressão digital dela é registrada, o arquivo fica no seu dispositivo.
4. Preencha o Por quê e selecione Enviar para aprovação.

A aprovação diz "Congelar 40 kg de ‹lote› com ‹parte›".

Mover por ordem legal

1. Na página do lote, selecione Mover por ordem legal.
2. Escolha o Detentor (quem tem agora), o Destinatário (uma parte do seu diretório) e a Quantidade. Unidades congeladas também podem ser movidas.
3. Preencha a Referência legal e o Por quê e selecione Enviar para aprovação.

A aprovação diz "Mover 25 kg de ‹lote› de ‹parte› para ‹parte› por ordem legal". Só quem recebe pode devolver a mercadoria.

Quem assina e o que acontece depois

Alguém da sua empresa aprova o pedido em Aprovações, como qualquer ação. Depois os cossignatários que ainda não assinaram recebem um aviso e assinam com a passkey na aprovação, até assinarem os suficientes. Enquanto isso, o pedido espera à vista.

Depois de registrada:

• o Histórico do lote mostra o congelamento, a liberação ou a movimentação;
• a auditoria guarda quem pediu, quem aprovou, quem assinou, o motivo e a referência legal;
• o detentor é avisado: os membros da sua empresa recebem um aviso, e também a empresa do detentor quando ela está conectada à sua;
• automações e sistemas conectados recebem Parte de um lote congelada por ordem legal, Retenção legal reduzida ou suspensa ou Movido por ordem legal.

Uma retenção legal age sobre mercadoria de outros. Use apenas com uma base legal que você possa mostrar, e guarde o documento. Um pedido por vez por lote e detentor.